SENI MENERIMA DAN MELAYANI TAMU KANTOR
Tamu kantor adalah seseorang atau sekelompok orang yang datang ke sebuah instansi atau perusahaan untuk kepentingan tertentu. Kepentingan atau maksud dan tujuan tersebut diantaranya adalah untuk mencari informasi yang berkaitan dengan program dan kegiatan yang dilakukan oleh instansi/perusahaan, keunggulan dan prestasi yang telah diraih, aturan-aturan pendukung yang menjadi pedoman dalam menjalankan suatu program, inovasi apa yang telah dilakukan instansi/perusahaan dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat dan sebagainya.
Ada etika dan aturan tersendiri dalam melayani tamu. Etika dan aturan tersebut harus menjadi pedoman untuk menciptakan suasana menyenangkan, membuat tamu nyamandan meninggalkan kesan yang baik serta informasi yang dibutuhkan tamu terpenuhi. Beberapa aturan tersebut di antaranya adalah :
- Bersikap hormat, sopan dan ramah ketika menerima tamu
- Penataan ruang penerimaan tamu harus nyaman
- Memahami tata cara menerima dan melayani tamu
- Menempatkan orang yang berkompeten di bagian penerimaan tamu (Front Office) dan mempunyai cukup pengetahuan tentang struktur organisasi dan hal penting tentang perkantoran tempatnya bekerja
Pada kesempatan ini penulis ingin berbagi pengalaman dan tips-tips mengenai pelayanan tamu yang ada di kantor tempat penulis bekerja yaitu di Dinas Pemberdayaan Perempuan, dan Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (P3AP2KB) Kabupaten Sleman. Dari data yang diperoleh sejak bulan Januari sampai dengan minggu ke tiga bulan Mei 2018 ini, Dinas Pemberdayaan Perempuan, dan Perlindungan Anak, Pengendalian Penduduk dan Keluarga Berencana (P3AP2KB) Kabupaten Sleman telah kedatangan tamu dari berbagai daerah maupun dari Pusat.
Data yang tercatat dalam agenda Dinas P3AP2KB adalah sebagai berikut :
| No | Instansi/Dinas Pengunjung | Informasi Yang Ingin Diperoleh |
| 1 | DPRD Bangka Selatan | Pembahasan Raperda Kabupaten Bangka Selatan tentang Pemberdayaan dan Perlindungan Perempuan |
| 2 | DPRD Kabupaten Jepara | Pengarusutaman Gender di Dinas P3AP2KB Kabupaten Sleman |
| 3 | Dinas P3AP2KB Kabupaten Merauke | Pembentukan UPT P2TP2A di Kabupaten Sleman |
| 4 | Setda Ponorogo | Pengembangan Pusat Pelayananan Terpadu Pemberdayaan Perempuan dan Anak (P2TP2A) |
| 5 | Tim Monev DAK dari BKKBN | Monitoring Pelaksanaan DAK |
| 6 | Dinas P3AP2KB Bengkulu Tengah | Pelaporan Sistem Informasi Gender dan Anak (SIGA) |
| 7 | Dinas P3AP2KB Kendal | Perkembangan Kampung KB dan APE |
| 8 | CIQAL | Audiensi Penyerahan DIM (Daftar Inventarisasi Masalah) Perda Nomor 2 Tahun 2017 |
| 9 | Tim Evaluasi KLA | Memverifikasi antara data yang dikirimkan melalui email dan melihat bukti secara langsung di lapangan |
| 10 | PPPA Kabupaten Konawe Selatan | Kunjungan Konsultasi dan Koordinasi guna mendapatkan referensi dalam upaya persiapan menuju Kabupaten Layak Anak |
| 11 | DPRD Kota Mojokerto | Program Perlindungan Hukum pada Anak dan Perempuan dari Kekerasan |
| 12 | Tim Pusat BKKBN Pusat | Evaluasi Bina Kelurga Lansia di Donokerto, Turi, Sleman |
Untuk memenuhi kepuasan tamu ketika melakukan kunjungandan tercipta tertib administrasi maka diperlukan seni atau cara-cara dalam melayani tamu.
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
- Menindaklanjuti disposisi pimpinan/Kepala Dinas terkait surat permohonan kunjungan kerja atau studi komparasi dari Dinas/Instansi/Lembaga lain
- Berkoordinasi dengan Bidang/instansi terkait sesuai informasi yang ingin diperoleh calon tamu
- Mempersiapkan materi yang diminta untuk dipaparkan ketika hari H penerimaan kunjungan
- Mempersiapkan tata acara/ keprotokolan pelaksanaan penerimaan kunjungan tamu yang meliputi Penanggung Jawab Acara, Pembawa acara, Pengisi acara, Pemateri, Undangan yang terlibat, Penataan Ruang dan Perlengkapan yang diperlukan
- Mempersiapkan buku dan daftar hadir tamu
- Menerima dan menandatangani berkas SPPD Tamu sebagai bagian dari tertib administrasi
- Mendokumentasikan kegiatan kunjungan selama berada di Dinas maupun ketika mendampingi kunjungan lapangan
- Membuat notulen atau laporan pelaksanaan kegiatan kunjungan tamu.
- Mengupload kegiatan penerimaan tamu ke dalam website resmi dinas.
Meskipun langkah-langkah telah disiapkan, terkadang masalah juga ditemui ketika menerima dan melayani tamu. Masalah-masalah tersebut antara lain :
- Tamu yang tiba-tiba membatalkan atau mengundurkan hari kunjungan
- Koordinasi dengan calon tamu telah awal dilakukan melalui komunikasi telepon tetapi surat resmi tidak segera dikirimkan sehingga harus menjadwalkan ulang
- Kedatangan tamu yang beruntun sehingga menemui kendala saat pembagian ketugasan menerima tamu. Hal ini disebabkan bidang yang terkait mempunyai acara yang bersamaan
- Kedatangan tamu secara tiba-tiba tanpa melalui perjanjian maupun surat
Meskipun terdapat kendala-kendala dalam melayani tamu, tetapi hal tersebut bukan menjadi alasan tidak menjadi alasan tidak melayani tamu dengan baik.
Demikian sekilas tulisan seni melayani dan menerima tamu yang didasarkan pada pengalaman penulis, semoga bermanfaat.(Eni).
